…………… VALİLİĞİNE

(İl Sağlık Müdürlüğü)

Bilindiği üzere 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca Harcama Yetkilileri; kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesi, kullanımı, kontrolü ile kayıtların saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumludur.

Sağlıkta dönüşüm programı ile “herkes için ulaşılabilir, nitelikli ve sürdürülebilir sağlık hizmeti sunumu” amaç olarak benimsenmiş olup döner sermayeli işletme niteliğinde hizmet sunan tüm kurumlarımız mali kaynaklarını bu çerçevede kullanmaktadır.

Kurumumuzca ilaç, tıbbi sarf ve laboratuvar tüketimleri düzenli olarak analiz edilmekte olup yapılan değerlendirmeler çerçevesinde riskli alanların iyileştirilmesine yönelik bir kısım tedbirlerin yürürlüğe konulmasına veya tekrar hatırlatılmasına ihtiyaç duyulmuştur.

Bu bağlamda Kurumumuza bağlı hastaneler ile ağız ve diş sağlığı merkezlerimiz ilaç, tıbbi sarf ve laboratuvar tüketimlerinde aşağıdaki hususlara dikkat edeceklerdir.

A.  İhtiyaç Tespiti ve Tedarik Uygulamaları

1.    Bakanlığımızca (Strateji Geliştirme Başkanlığı) yayımlanan 2010/37 sıra nolu Genelge uyarınca döner sermayeli işletmeler bünyesinde teşekkül ettirilmiş olan “İhtiyaç Tespit Komisyonları” etkin bir şekilde çalıştırılacaktır. Komisyon faaliyetleri aylık dönemler halinde raporlanıp kayıt altına alınacaktır.

2.    Tedarik kalemlerinin temin edilme önceliğine ve alım miktarına, ihtiyacın hizmet sunumu için gerekliliği ve aciliyeti ile kurumun mali durumu ve ödeme dengesi gibi hususlar dikkate alınarak karar verilecektir. 

3.    Mal alımlarına ilişkin ihtiyaç tespitinde (özellikle süreklilik arz eden tüketim amaçlı mal alımlarında) önceki yıl veya aylarda gerçekleşen aylık ortalama tüketim miktarları tespit edildikten sonra depo mevcudu ile karşılaştırılarak gerçek ihtiyaç miktarı belirlenecektir.

4.    Hekim ve diğer personelin tayin istifa vb. yıl içerisindeki hareketlilik durumları ile dönemsel olarak işlem hacmindeki olası artış veya azalış gibi durumları ihtiyaç tespitinde dikkate alınacaktır.

5.    Satın alma sürecine başlamadan önce, daha önceden tespit edilmiş olan ihtiyaç kalemlerinin gerekliliği ve miktarları yönünden bir kez daha değerlendirme yapılarak (İhtiyaç tespitinden sonra bahse konu ürünlerin bir kısmının veya tamamının doğrudan temin vb. yöntemlerle tedarik edilip edilmediğinin veya alternatif ürün kullanımı yönüyle ihtiyacın sonlanıp sonlanmadığının teyidinin alınması) ihtiyaç dışı veya fazlası alımın gerçekleşmemesi için gerekli hassasiyet gösterilecektir.

6.    İhtiyaçlara ilişkin alternatif ürünlerin veya alternatif temin yöntemlerinin (diğer kurumlardan devralma, kiralama, hizmet alımı ve bağış imkânı gibi hususların) bulunup bulunmadığı araştırılarak ihtiyacın daha düşük maliyetlerle karşılanması sağlanacaktır.

Not: Bilindiği üzere Kurumların ihtiyaç ve stok fazlası taşınırları, ihale yapmaksızın (bedelli ve bedelsiz olarak) devralınabilmekte olup önceki yıllarda gerçekleşen Türkiye geneli devir tutarları aşağıda belirtilmiştir.

7.    İlaç, tıbbi sarf ve laboratuvar kalemlerinde toplam tüketim miktarı ve tutarları içerisinde en fazla paya sahip kalemler aylık dönemler halinde incelenerek takip edilecek ve olası yersiz tüketimlerin önlenmesine yönelik gerekli tedbirler alınacaktır. Ayrıca birim fiyat gerçekleşmeleri izlenecektir.

8.    Sağlık uygulama tebliği uyarınca paket fiyat uygulamasına ilave olarak faturalandırılan mal veya hizmetlerin (ilaç veya tıbbi sarfların veyahut laboratuvar veya görüntüleme gibi hizmet kalemlerinin), geri ödeme kurumları tarafından ödenip ödenmediğine ve kuruma toplam maliyetine (birim maliyet, yasal yükümlülükler, tahakkuk artışının dağıtılabilir ek ödeme tutarına etkisi vb. işletme giderlerine) bakılarak tedarik işlemleri maliyet/ fayda analizleri doğrultusunda gerçekleştirilecektir. 

9.    Kurum kapasitesi ile yürütülebilecek ihtiyaçlar için gereksiz yere hizmet alımı yapılmaması, gerek personel gerekse donanım yönünden atıl kapasite oluşturulmaması gerekmektedir.

10.     Daha önce stok hareketi bulunmayıp ilk defa alınacak ürünler, gerekçe raporu harcama yetkilisince onaylandıktan sonra alım miktarının 3 ayı geçmeyecek şekilde planlanması ve 3 aylık dönemdeki tüketim verilerine göre yıllık satın almaya konu edilecektir.

11.     İlaç ve tıbbi sarf kalemleri başta olmak üzere tüm mal alımlarında MKYS fiyat sorgulamaları düzenli olarak yapılarak, idare için yaklaşık maliyet tespitine ilişkin veriler sürekli güncel tutulacaktır. Bunu sağlamak üzere (mevcut iş yükleri dikkate alınarak taşınır ve satın alma işlemi yapan personel dışında) ihtiyaç tespit komisyonuna bağlı olarak çalışan “Fiyat Analiz Birimi” oluşturulacaktır.

B.  İlaç Tüketimlerinin Kontrol ve Takibi

Bir kısım hastanelerin ilaç tüketimlerini kontrol altına almak üzere yapmış olduğu başarılı çalışmalar özellikle antibiyotik tüketimlerinin %35’lere kadar düşürülebildiğini göstermektedir. İlaç giderlerinin her geçen gün artış eğiliminde olması karşısında bahse konu tedbirlerin tüm kurumlarca daha etkin uygulanması önem arz etmektedir.

Bu bağlamda;

1.      Kurum düzeyinde  “Akılcı İlaç Kullanımı Ekibi”nin etkin çalışması sağlanacaktır.

Akılcı İlaç Kullanımı; ilaç tedavisinin etkili, güvenli ve ekonomik biçimde uygulanmasına olanak tanıyan planlama, yürütme ve izleme süreci olup akılcı ilaç kullanımında temel ilke; “doğru tanıya doğru ilacı,  gerektiği yerde, gerektiği sürede, gerektiği miktar ve dozda kullanıp hasta uyumunu izlemek, yan etkileri takip etmek, çoklu ilaç kullanımında ilaç etkileşimlerini değerlendirmek, maliyet ve tedavi etkinliği analizini yapmaktır”.

2.      Kurum idaresince (Akılcı İlaç Kullanım Ekibinin de katkılarıyla) hastanede kullanılacak olan temel ilaç listesi hazırlanarak kliniklere duyurulması ve satın alma işlemlerinin bu liste üzerinden gerçekleştirilmesi sağlanacaktır.

Bu uygulama ile ihtiyaç duyulan ilaç çeşitleri azaltılıp alınacak miktar artırılarak daha ekonomik satın alma imkânı ile tüketim kontrolünün daha etkin takibi sağlanabilecektir.

3.      Başta antibiyotikler olmak üzere gereksiz ilaç kullanımının azaltılmasına yönelik idarelerce çalışma yapılması, bu kapsamda bilimsel çalışma, yayın vb. faaliyetlerin teşvik edilmesi, sağlık personeline akılcı ilaç kullanımı ile ilgili periyodik eğitimler düzenlenmesi sağlanacaktır.

2011 yılında birçok hastanede ilaç tüketimlerinin kontrol altına alınmasına yönelik başarılı çalışmalar gerçekleştirilmiş olup bir kısım örnekler aşağıda belirtilmiştir. 

Örnek kurumlarda 2011 yılında yatan hasta ve muayene sayıları artış göstermesine rağmen sistemik antibakteriyeller ile serum tüketiminde % 35’lere kadar azalış sağlanabilmiştir.

4.      Enfeksiyon Kontrol Komitelerince MKYS’de yer alan “Aylık Tüketim Takipleri” modülünden antibiyotik tüketimlerinin her ay düzenli olarak takip edilmesi, gereksiz antibiyotik kullanımının önlenebilmesi için yatan hasta enfeksiyon konsültasyonlarının 1 (bir) haftayı geçmemek üzere uygun periyotlarda yenilenmesi, doğru antibiyotik seçimi ile uygun dozun uygulanabilmesi için azami gayret gösterilmesi ve Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS)’nde bu takibe ilişkin kural oluşturulması sağlanacaktır.

5.      Hastanede enteral ve parenteral beslenme ürünlerinin kullanım kararı, kontrol ve takibi için ilgili uzman hekimler, eczacı ve diyetisyenin katılımı ile “Klinik Nutrisyon Komisyonları”nın oluşturulması ve bu komisyon marifetiyle satın alınacak ürünlerin içerik özelliklerini belirten rekabete açık nutrisyon şartnamelerinin hazırlanması sağlanacaktır.

6.      Bahse konu komisyonun uygulama esasları doğrultusunda, beslenme solüsyonlarının eczaneden kontrol altında verilmesine yönelik HBYS’de gerekli talep ve kontrol ekranlarının oluşturulması gerekmekte olup idarelerce bu doğrultuda ilave tedbirler uygulanacaktır.

C. Tıbbi Sarf Tüketimlerinin Kontrolü

             Kurumlarımızda hizmet kapasitesi ile tıbbi cihaz ve benzeri donanımların artışı ayrıca sağlığa erişim imkânının ülke genelinde yaygınlaşmasına paralel olarak hastanelerde tıbbi sarfların tüketimi de artış göstermektedir. Bu kapsamda tıbbi sarf tüketimlerinin idarelerce düzenli olarak takibi için gerekli tedbirler alınacak ve aşağıda belirtilen hususlara riayet edilecektir.

1.      Tıbbi cihaz ve sarf talepleri, İhtiyaç Tespit Komisyonunca hastane hizmet rolü dikkate alınarak değerlendirilecek olup satın alınacak cihaz ve ürünlere komisyon değerlendirmesine göre karar verilecektir.

2.      Tıbbi sarfların, tıbbi kullanım amacı dışında tüketilmemesi için personel eğitimleri düzenli olarak yapılacaktır.

3.      Özellikle devlet hizmet yükümlülüğü pozisyonlarının yoğun olduğu kurumlarda hekimlerin görev süresi, tayin, istifa vb. hareketlilikleri göz önüne alınarak tedarik süreci yönetilecek olup kısa süre kullanım sonrasında atıl kalacak cihaz ve sarf alımından kaçınılacaktır.

4.      Alımına karar verilen özellikli tıbbi sarf kalemlerinde alım miktarının dönemsel ihtiyaçları içerecek şekilde kısmi alımlarla yürütülmesi sağlanacak olup hekime özgü olabilecek malzemelerin gerekirse tayin durumunda yeni görev yerine devrinin yapılabilmesi için stok koordinasyon birimi ile irtibatlı çalışılacaktır.

5.      Tıbbi malzemelerin kullanımında endikasyon gerekliliği ve/veya uygunluğu göz önüne alınarak tüketimler gerçekleştirilecektir. (Örneğin: CD yerine röntgen filmi kullanımı, antibakteriyel iplik, steril eldiven, disposable anestezi devresi kullanımları, dezenfeksiyon uygulamaları gibi).

6.      Sarf ve cihaz alımına ilişkin teknik şartnamelerin konusunda uzman kişilerce ve geniş katılımla hazırlanması sağlanacak olup mal kabul sırasında her partinin numunesinin itina ile kontrol ve muayenesi gerçekleştirilecektir.

7.      Değişik partilerle mal kabulü yapılan ürünlerin menşei ve kalitesinin birbirini tutmadığı kanaat olunduğunda “Piyasa Gözetim ve Denetim Birimine” (İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu) bildirim yapılarak gerektiğinde başka hastanelerce kalitesiz ürünün tekrar satın almasının önüne geçilecektir.

D. Laboratuvar Hizmetlerinde Uygulanacak Esaslar

             Kurumlar nezdinde yapılan analizlerde laboratuvar tüketimleri konusunda farkındalık sağlanan kurumların tüketimlerinin önemli ölçüde azalabildiği görülmüş olup bu kapsamda her hastanede mevcut durum analizinin çıkarılarak ilgili laboratuvar uzmanlarınca kliniklerin her ay düzenli olarak bilgilendirilmelerinin ve tüketim takiplerinin sağlanması amacıyla aşağıda yer alan tedbirlerin uygulamaya konulmasına ihtiyaç duyulmuştur.

1.      Tüm kurumlarda Başhekim adına (ihtiyaç tespit komisyonları gibi çalışma yapmak üzere) ilgili başhekim yardımcısı, varsa laboratuvardan sorumlu eğitim görevlisi, cerrahi ve dâhili branşlardan uzman hekim, konu ile ilgili en az bir laboratuvar uzmanı, gerekli hallerde ilgili teknisyen ve taşınır kayıt kontrol görevlisinin katılımı ile “Laboratuvar Hizmetleri Analiz Komisyonu” teşekkül ettirilerek her ay dönemsel olarak tüm branşların laboratuvar tüketimleri takip ve analiz edilecektir. 

2.      Bu komisyon marifetiyle hastane rolü, hasta popülâsyonu, uzman hekimlerin branşlara göre dağılımı ve kliniklerin hizmet kapasiteleri gibi hususlar dikkate alınarak; klinik branşlar için belli tanı ve tedavi prosedürlerinde uygulanacak olan laboratuvar temel parametreleri belirlenecek ve tüm parametrelerin kontrolsüz veya gereksiz yere rutin olarak her hastaya uygulanması önlenecek ayrıca parametrelerin tek tek seçilmesi için HBYS’de gerekli düzenlemeler yapılacaktır.

3.      Acil servisten istenebilecek parametreler ilgisine göre diğer klinik uzmanlarının da katkılarıyla bahse konu komisyonca özel olarak çalışılarak HBYS’de gerekli kurallar oluşturulacak ve laboratuvar tüketimlerinin hizmet sunumunun gerektirdiği ölçüde kontrollü olarak gerçekleştirilmesi sağlanacaktır.

4.      Ayrıca standartları olan testlerin laboratuvarlardan istenme sıklığı belirlenerek hekim ve sağlık personelinin hizmet içi eğitimler yoluyla bilgilendirilmesi ve HBYS’de gerekli kontrol mekanizmasının oluşturulması sağlanacaktır.

5.      Hastalara ait laboratuvar sonuçlarının tüm kliniklerden görülebilmesine imkân sağlayacak şekilde sistem oluşturulup daha önce sonuçlandırılan tetkiklerin ihtiyaç halinde yeniden değerlendirilebilmesine imkân sağlanacak olup yakın zamanda çalışılıp geçerliliği devam eden ilgili parametrelerin yeniden çalışılmasının önlenmesi için HBYS’de gerekli kontrol mekanizmaları oluşturulacaktır.

6.      Laboratuvar hizmet alımlarında yüklenici firmanın çalışmaları kontrol teşkilatlarınca itina ile incelenecek olup ilgili hekimlerce yapılan istemler dışında her hangi bir parametrenin ilave olarak çalışılmaması için laboratuvar bilgi sistemleri ile hastane bilgi sistemlerinin entegrasyonu sağlanacaktır.

7.      Başhekim tarafından laboratuvar birimlerinde birden fazla uzmanın bulunması halinde bu uzmanların yıl içerisinde iç rotasyonla çalışmaları sağlanacaktır.

8.      Laboratuvar ihale şartnamesinde hangi testlerin dış kalite kontrol sistemine dahil edileceği belirtilecek olup cihazların kalibrasyon, iç ve dış kalite kontrolleri için harcanan kit miktarı aylık olarak komisyon tarafından incelenecek ve kontrol teşkilatı ve muayene komisyonlarınca ödemeye esas belgeler düzenlenirken değerlendirilecektir.

9.      Laboratuvar hizmet sunumunda test başına birim maliyetleri düşürüp daha ekonomik satın alma imkânını gerçekleştirebilmek amacıyla;

a)      Yıl içerisinde istem sayısı sınırlı miktarda gerçekleşecek bir kısım testlerin diğer hastanelerden hizmet alımı veyahut yüklenicilerce cihaz kurulmaksızın dış laboratuvarlardan faydalanılarak sonuçlandırılabilmesine imkân verilecektir.

b)     İhtiyaç kapasitesinin üzerinde teknik özelliğe sahip cihaz kurulumundan kaynaklanan ilave maliyetlerin önlenebilmesi için birden fazla cihaz kurulumunda hizmet yüküne göre ayrı ayrı hızlarda ve teknik kapasitede cihaz gereksinimleri ilgili komisyonca karara bağlanacak olup şartnameler bu göre hazırlanacaktır.

c)      Cihaz hızları belirlenirken yapılan toplam test sayısı esas alınarak cihazlarda bozulma vb. öngörülmeyen acil durumlar da dikkate alınıp toplam işlem hacmi için yeterli hız miktarının birden fazla cihazla sağlanması hususu değerlendirilecektir. 

d)     Personel istihdamı hususunda kurum imkânları öncelikli olarak değerlendirilecek olup (laboratuvar teknisyeni/teknikeri sadece laboratuvarda çalıştırılarak) zorunlu hallerde sadece eksik olan personel sayısınca ve tıbbı laboratuvar yönetmeliğinde belirtilen nitelikte personel istihdamına imkân verilecektir. Ayrıca teknisyen/tekniker gereksinimleri için öncelikle sağlık bilimleri lisansiyeri istenilmeyecektir.

10.  Laboratuvar tetkiklerinin seçiminde ve bu testler için hangi yöntemle ve cihazla çalışılması gerektiği noktasında ilgili komisyon tarafından hastanenin rollerine uygun seçimin belirlenmesi için çalışma yapılacak olup maliyet etkin olmayan yöntem tercih edilmeyecektir.

Örneğin: bir kısım testleri hem nefelometrik hem de türbidimetrik yöntemle çalışmak mümkün olup bu testlerin hastane rolü ve ihtiyaçları göz önüne alınmadan sadece nefelometrik yöntemle çalışılması maliyetleri yükseltecek olup;

a)        ASO, CRP, RF, IgA, IgM, IgG, C3, C4 gibi bir kısım testlerin “C, D ve E rolündeki hastanelerde” diğer yöntemlere göre daha maliyet etkin olan türbidimetrik yöntemle çalışılması,

b)        “B rol grubundaki hastanelerde” türbidimetrik yöntemin dışında ilgili uzman istihdamı ve ihtiyaç gereksinimi dikkate alınarak gerekli ise nefelometrik yöntemin tercih edilmesi sağlanacaktır.

            Bilgilerinizi ve konunun Kurumumuza bağlı tüm hastane ve ağız ve diş sağlığı merkezlerine duyurulmasını önemle rica ederim.

Uzm. Dr. Hasan ÇAĞIL

Kurum Başkanı

DAĞITIM

Gereği:                                                                      Bilgi:

81 İl Valiliğine (İl Sağlık Müdürlüğü)                      Hukuk Müşavirliğine

Denetim Hizmetleri Daire Başkanlığına